Contatos

Como usar a tela de Contatos: buscar, filtrar, cadastrar, importar de planilha, juntar duplicados e gerenciar o perfil completo de cada pessoa (dados, etiquetas, notas, histórico e bloqueio).

A tela de Contatos é a sua agenda dentro do Fluxo Jurídico. Nela ficam guardadas todas as pessoas que já falaram com o escritório pelo WhatsApp (e pelos outros canais), além dos contatos que você mesmo cadastrar. Cada contato reúne o nome, telefone, empresa, histórico de atendimentos, anotações da equipe e muito mais.

Você chega nela pelo menu lateral, clicando em Contatos. No topo da tela aparece quantos contatos você tem no total. Cada linha da lista é uma pessoa; basta clicar em uma delas para abrir o perfil completo.

Entendendo a lista

A lista mostra, em colunas: a foto e o nome (com o e-mail logo abaixo, quando houver), o telefone, o canal por onde a pessoa falou pela última vez, a empresa e as etiquetas coloridas. Um pequeno ícone vermelho ao lado do nome indica que aquele contato está bloqueado.

Clique no título Nome ou Telefone para ordenar a lista de A a Z (clique de novo para inverter).
Use os controles no rodapé da lista para mudar de página e escolher quantos contatos aparecem por vez.
Clique em qualquer linha para abrir o perfil daquele contato.

Buscar um contato

No campo Buscar (com o ícone de lupa), digite o nome, o telefone ou o e-mail da pessoa. A lista vai se filtrando sozinha enquanto você digita. É a forma mais rápida de achar alguém específico.

Filtrar a lista

Quando você precisa ver um grupo de pessoas (por exemplo, só quem chegou por um canal, ou só quem tem certa etiqueta), use os filtros.

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Abra os filtros
Clique no botão Filtros, ao lado da busca. Um painel se abre logo abaixo. Um número no botão mostra quantos filtros estão ativos.
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Use os filtros rápidos
No alto do painel ficam os quatro mais usados: canal, contatos bloqueados ou liberados, etiquetas e data em que o contato entrou.
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Filtre por qualquer outro campo
Logo abaixo, em Filtrar por campo, clique em Adicionar grupo: escolha o campo (CPF, cidade, profissão, responsável, data de nascimento, os dados de rastreio, os campos personalizados do escritório — qualquer um da ficha), depois a comparação e o valor. As comparações mudam conforme o campo: texto oferece *contém* e *igual a*; uma lista oferece as opções prontas; Sim/Não oferece *sim* e *não*; e campo de data abre de e até, com hora quando o campo tem hora.
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Escolha entre E e OU
Dentro de um grupo, use Adicionar condição para somar critérios. A partir da segunda condição aparece um seletor com E e OU: com E, o contato precisa atender a todas; com OU, basta atender a uma. O seletor vale para o grupo inteiro.
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Use grupos quando precisar dos dois
O grupo funciona como um parêntese. Para "(mora em Goiânia ou em Anápolis) e não está bloqueado", crie um grupo com as duas cidades ligadas por OU e outro grupo com o bloqueio — e ligue os dois grupos por E. Sem os grupos, essa pergunta não teria uma resposta só.
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Combine quantos quiser
Os filtros do topo (canal, status, etiquetas e data) valem sempre junto com os grupos: dá para pedir, por exemplo, todos os contatos com a etiqueta 'Cliente' que entraram no último mês e que morem em Goiânia ou Anápolis.
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Limpe quando terminar
Use a opção de limpar dentro do painel para zerar todos os filtros de uma vez e voltar a ver a lista completa.

Salve as visualizações que você mais usa

Depois de deixar a tela do jeito que você quer, use Salvar visualização, na barra ao lado do botão Filtros. Ela guarda a busca, os filtros, as colunas e a ordem delas — a tela inteira. Da próxima vez é um clique para trazer tudo de volta, e a visualização fica disponível para o escritório, em qualquer computador.

Escolher as colunas da tabela

A tabela não precisa ficar com as colunas de fábrica. No botão Colunas, ao lado de Filtros, você monta a visão do seu escritório: qualquer campo da ficha do contato pode virar coluna, inclusive os campos personalizados que você criou.

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Acrescente o que faltar
Na parte de baixo do painel, procure o campo pelo nome e marque a caixinha. Ele entra como última coluna da tabela.
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Arraste para mudar a ordem
Na parte de cima ficam as colunas visíveis. Segure o símbolo de arrastar (as barrinhas à esquerda do nome) e mova para cima ou para baixo: a ordem da lista é a ordem das colunas na tabela, da esquerda para a direita.
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Tire o que não usa
Clique no x ao lado da coluna para removê-la da tabela. O dado continua na ficha do contato — some só da tabela.

A escolha é sua e fica guardada

As colunas e a ordem ficam salvas no seu navegador, por workspace: quando você voltar, a tabela está do jeito que você deixou. Isso não muda a tabela dos seus colegas — cada pessoa monta a sua. Nome e Telefone ficam sempre à esquerda, e com muitas colunas a tabela rola para o lado.

Quer levar a visualização para outro computador ou para a equipe?

Use Salvar visualização. O botão fica disponível assim que você mexe em alguma coisa — inclusive só nas colunas, sem nenhum filtro. Ao aplicar uma visualização salva, a tabela se rearruma com as colunas dela. Filtros salvos antes desse recurso não têm colunas guardadas e, ao serem aplicados, deixam a sua arrumação como está.

Adicionar um contato novo

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Clique em Novo contato
O botão Novo contato fica no canto superior direito da tela.
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Preencha os dados
Informe o nome, o telefone e os demais dados que aparecerem na janela.
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Salve
Confirme e o contato passa a aparecer na sua lista.

Importar vários contatos de uma vez

Se você já tem uma planilha com muitas pessoas, não precisa cadastrar uma por uma. Dá para trazer todas de uma vez a partir de um arquivo de planilha (o formato CSV, que qualquer programa de planilhas consegue gerar).

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Clique em Importar CSV
O botão fica no topo da tela, ao lado de Novo contato.
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Escolha o arquivo
Selecione a planilha do seu computador na janela que abrir.
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Encaixe cada coluna em um campo
O sistema mostra as colunas da sua planilha, uma por linha, e ao lado de cada uma você escolhe em qual campo do contato ela entra. A lista traz todos os campos da ficha do contato, separados nos mesmos grupos que você vê no card: Identificação, Canais e redes sociais, Pessoa física, Empresa, CRM, Rastreio e, por último, os campos personalizados do seu escritório. Coluna que você não quiser trazer, deixe em Ignorar. O sistema já vem com um palpite pronto quando o nome da coluna é parecido com o do campo.
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Marque todos de uma vez (opcional)
Na última etapa você pode escolher etiquetas para aplicar a todos os contatos da planilha — é o melhor jeito de saber depois de onde veio aquela lista. Pode escolher mais de uma. As etiquetas valem para todos os contatos do arquivo, inclusive os que já estavam na sua lista.
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Jogue todos no funil (opcional)
Ainda na última etapa, escolha uma etapa do funil e cada contato importado vira um atendimento aberto naquela coluna do quadro, pronto para a equipe trabalhar. Se você tiver mais de um número de WhatsApp, o sistema pergunta por qual deles abrir os atendimentos.
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Confirme a importação
Ao finalizar, os contatos da planilha entram na sua lista.

Reimportar a mesma lista não duplica os cards do funil

Se você importar a mesma planilha de novo, os contatos já existentes não ganham um segundo card no quadro — o atendimento que já estava aberto é reaproveitado.

Trazer as etiquetas junto com a planilha

Se a sua planilha tem uma coluna de etiquetas, mapeie ela como Tags. Várias etiquetas na mesma célula se separam por vírgula — por exemplo Cliente, Previdenciário. É o mesmo formato que sai quando você exporta os contatos, então uma planilha exportada daqui volta pronta.

Só entra etiqueta que existe neste workspace. Por isso, na etapa de opções, o sistema confere a sua planilha e mostra quais etiquetas ainda não existem, com a opção de criar todas de uma vez já marcada. É especialmente útil quando você está vindo de outro sistema: a etiquetagem inteira chega junto, sem você precisar cadastrar uma por uma antes.

Se você desmarcar, elas não são aplicadas

Desmarcando a criação, as etiquetas que não existem são ignoradas e os contatos entram sem elas. No fim, o relatório diz o nome de cada uma que ficou de fora, para você criar em Configurações › Etiquetas e importar de novo. Criar etiqueta é coisa de Administrador ou Supervisor — quem não tem essa permissão vê um aviso, e a importação segue sem elas.

Acento a mais ou a menos não atrapalha

Previdenciario na planilha encontra a etiqueta Previdenciário que já existe — não vira uma etiqueta repetida. O mesmo vale para maiúsculas e minúsculas.

Exportou, corrigiu na planilha e quer devolver?

A planilha que sai pelo botão Exportar volta com as colunas já reconhecidas — você não precisa remapear nada, é só conferir e seguir.

Responsável, redes sociais e origem do lead

Além dos dados de sempre, dá para trazer pela planilha o Responsável (o dono do contato no CRM), o Instagram, o Messenger, as redes sociais (LinkedIn, X, Telegram, TikTok, Site e YouTube) e os campos de rastreio que dizem de onde o lead veio (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content, utm_term, fbclid, gclid, ctwa_clid).

Responsável — escreva o nome da pessoa como ela aparece na sua equipe. O primeiro nome basta, desde que só exista uma pessoa com ele; havendo duas Anas, escreva o nome completo.
Instagram — pode escrever com ou sem o @.
Redes sociais — cada rede tem sua própria coluna. Trazer uma rede não apaga as outras que o contato já tinha.

Responsável que não existe na equipe

Se o nome escrito na planilha não corresponder a ninguém da sua equipe, o contato entra assim mesmo, sem dono — e o resumo final mostra quais nomes não foram encontrados, para você corrigir. Isso costuma ser diferença de grafia ou alguém que saiu do escritório.

Como escrever na planilha os campos personalizados

Os campos que o seu escritório criou (em Configurações › Campos personalizados) também entram pela planilha. Cada tipo de campo espera a informação escrita de um jeito. Ao escolher o campo na tela de importação, a própria tela mostra embaixo o formato aceito — inclusive quais são as opções, quando for um campo de escolha.

Sim ou não (caixinha) — escreva TRUE ou FALSE. Também valem Sim/Não e 1/0.
Data — escreva 11/08/2026 ou 2026-08-11. Se houver hora, escreva depois: 11/08/2026 14:30.
Número — use a vírgula para os centavos: 1.500,50. O R$ pode ficar.
Escolha — escreva o nome exato de uma das opções do campo (Digital, por exemplo).
Escolha múltipla — escreva as opções separadas por vírgula: Digital, Híbrido.

Linha com erro é linha que não entrou

Se alguma célula estiver num formato que o campo não aceita, aquela linha inteira é recusada e aparece na lista de erros ao final, dizendo o nome do campo e o que estava errado — o contato não é criado pela metade. Corrija a planilha e importe de novo: quem já entrou não é duplicado.

E quem já estava na minha lista?

Na etapa de opções, Contatos duplicados decide o que acontece com quem já está cadastrado. Em Não sobrescrever (o recomendado), os dados que ele já tem são preservados — mas ele não fica de fora da importação: recebe as etiquetas e a etapa do funil escolhidas para o lote, e os campos que estiverem em branco no cadastro são preenchidos com o que vier da planilha. Se o contato estava sem nome e a planilha traz o nome, o nome entra; se ele já tinha nome, o dele permanece.

Etiqueta nunca apaga etiqueta

As etiquetas do lote são somadas às que o contato já tinha. Nenhuma etiqueta antiga é removida por uma importação.

Em Atualizar campos preenchidos, os dados da planilha passam por cima dos que estão no cadastro, campo a campo. Coluna vazia na planilha continua não apagando nada.

Não sabe o que é um CSV?

É só um jeito de salvar uma planilha (Excel, Google Planilhas etc.) em um formato simples. Dentro do próprio programa de planilha, use a opção 'Salvar como' e escolha o formato CSV.

Encontrar e juntar contatos duplicados

Com o tempo, é comum a mesma pessoa acabar cadastrada duas vezes (por exemplo, com dois telefones parecidos). O sistema ajuda a achar esses casos e unir tudo em um só contato, sem perder o histórico. Ele também reconhece o mesmo celular gravado com e sem o 9 (ex.: (45) 9 9838-8172 e (45) 9838-8172), que é uma causa comum de histórico "sumido" — na verdade ele estava no contato duplicado.

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Abra a ferramenta
Clique no botão Duplicados, no topo da tela. O sistema procura contatos que parecem ser a mesma pessoa — inclusive quando o número foi gravado com e sem o 9 do celular. Ao juntar, todo o histórico de conversa vem junto, mesmo que os dois contatos já tivessem atendimentos abertos.
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Confira os pares sugeridos
Veja cada sugestão e decida se realmente são a mesma pessoa.
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Junte os que forem iguais
Ao confirmar, os dois viram um único contato, reunindo conversas, anotações e histórico.

Só administradores veem o botão Duplicados

Juntar contatos é uma ação que mistura dados de forma permanente, então ela fica disponível apenas para quem tem perfil de administrador. Confira bem antes de confirmar: essa união não se desfaz.

Agir sobre vários contatos ao mesmo tempo

Ao passar o mouse sobre as linhas, aparecem caixinhas de seleção. Marque vários contatos (ou use a opção de selecionar todos os que batem com o filtro atual) para agir sobre o grupo de uma vez — como exportar a lista ou excluir contatos. Uma barra de ações surge na parte de baixo mostrando o que dá para fazer com os selecionados.

Atenção

Exportar a lista é permitido para administradores e supervisores; excluir contatos é restrito a administradores. Se você não vê alguma dessas ações, é porque seu perfil não tem essa permissão.

O que vem na planilha exportada

A exportação traz todos os campos da ficha do contato e todos os campos personalizados do seu escritório — inclusive os que ninguém preencheu ainda. A coluna vem vazia, mas vem: assim a planilha tem sempre a mesma forma, e você consegue escrever num campo em branco e devolver o arquivo pela importação.

Exportar, corrigir e devolver

As colunas saem com os nomes que a importação reconhece, então o arquivo exportado volta mapeado sozinho. O Responsável sai com o nome da pessoa (não um código), e cada rede social tem a sua coluna. As colunas id, created_at, last_seen_at e is_blocked são só informação: elas são ignoradas na volta.

O perfil do contato

Ao clicar em um contato, você abre o perfil completo dele. Do lado esquerdo ficam os dados e os botões de ação; do lado direito, o histórico de atendimentos e as anotações. Para voltar à lista, use o link Voltar no topo.

Dados, empresa e campos personalizados

No cartão à esquerda você vê e edita as informações da pessoa: telefone, e-mail, empresa, cargo, cidade e o responsável pelo contato, entre outros. Ali também aparecem os campos personalizados que o seu escritório criou (por exemplo, número do processo ou área do direito). Basta clicar no campo, digitar e ele é salvo.

Dica

Alguns campos podem ser obrigatórios ou exigir um formato específico. Se você digitar algo fora do padrão, o sistema avisa ali mesmo, com uma mensagem embaixo do campo, para você corrigir antes de salvar.

Etiquetas

As etiquetas são marcadores coloridos que ajudam a organizar e agrupar contatos (como 'Cliente', 'Lead' ou 'Urgente'). No perfil, você adiciona uma etiqueta escolhendo-a na lista, e remove clicando no 'x' ao lado dela. As etiquetas aparecem também na lista de contatos e podem ser usadas nos filtros.

Notas internas

As notas são recados que a equipe deixa sobre o contato — visíveis só para vocês, nunca para o cliente. Ótimas para registrar combinados, contexto e lembretes. Cada nota também aceita arquivos anexados (documento, PDF, planilha, apresentação, imagem, áudio ou vídeo), então dá para guardar no card do cliente o comprovante, o contrato ou a foto que chegou por fora do WhatsApp.

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Vá até a aba Notas
No lado direito do perfil, clique na aba Notas.
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Escreva a nota
Digite o texto no campo 'Escreva uma nota interna…'.
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Anexe arquivos, se quiser
Clique em Anexar arquivo e escolha um ou mais: documento, PDF, planilha, apresentação, imagem, áudio ou vídeo. Eles aparecem numa lista antes de você salvar, e o x ao lado remove qualquer um. Uma nota pode ter só o arquivo, sem texto nenhum.
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Clique em Adicionar nota
Os arquivos são enviados nesse momento. Enquanto sobem, aparece um aviso de 'Enviando' — arquivo grande em internet lenta demora, e não adianta clicar de novo.
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Edite ou apague quando precisar
Passe o mouse sobre uma nota para ver os botões de editar (lápis) e excluir (lixeira).

Atenção

Você sempre pode editar e apagar as suas próprias notas. Editar ou apagar notas de outras pessoas da equipe é permitido apenas para administradores e supervisores. Ao excluir uma nota, os arquivos anexados a ela são apagados junto — e isso não tem como desfazer.

Dica

O limite é de 100 MB por arquivo, e você pode anexar vários na mesma nota. As mesmas notas (com os anexos) também aparecem no painel Detalhes, do lado direito da conversa no Inbox — não precisa abrir o card do contato para consultar ou anexar.

Histórico de atendimentos

Na aba Tickets, você acompanha todos os atendimentos que aquele contato já teve. Cada atendimento mostra o número, se está Aberto ou Resolvido, a prioridade, a fila, o atendente responsável, a nota de encerramento e até a nota de satisfação (as estrelinhas) quando o cliente respondeu. Clique em um atendimento para abrir a conversa correspondente.

Mídias trocadas

Se o contato já enviou fotos, vídeos ou arquivos, eles aparecem em miniatura na seção Mídias, dentro do perfil. Clique em uma miniatura para abrir o arquivo em tamanho maior.

Iniciar uma conversa

Para falar com a pessoa direto do perfil, clique em Abrir conversa. O sistema leva você ao atendimento com esse contato. Se o contato estiver bloqueado, esse botão fica indisponível até você desbloqueá-lo.

Bloquear e desbloquear

O botão Bloquear contato impede novas conversas com aquela pessoa — útil para spam ou contatos indesejados. Quando um contato está bloqueado, o mesmo botão passa a mostrar Desbloquear, para reverter a qualquer momento. Contatos bloqueados aparecem com o ícone vermelho na lista.

LGPD — direitos do titular

Para atender a pedidos ligados à proteção de dados (LGPD), o perfil oferece o botão LGPD — direitos do titular. Ele dá duas opções: Anonimizar (mantém o registro, mas apaga o conteúdo das mensagens e os dados pessoais) ou Excluir (remove o contato e seus dados de forma permanente).

Ação sem volta

Tanto anonimizar quanto excluir são irreversíveis. Por isso, o botão fica disponível somente para administradores e supervisores. Confirme com bastante cuidado antes de prosseguir.

Dados de rastreio: de onde a pessoa veio

Dentro do perfil existe a seção Dados de rastreio, que mostra se aquela pessoa chegou por um anúncio do Facebook ou do Instagram. Em quem veio de anúncio, ela é preenchida automaticamente. Veja o artigo De onde veio o lead (rastreio de anúncios).

O funil (Kanban)

De onde veio o lead (rastreio de anúncios)

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