Contratos (ZapSign)

Como conectar o ZapSign, criar modelos de contrato a partir de um arquivo do Word e mapear as variáveis para enviar contratos por assinatura digital direto do atendimento.

O Fluxo Jurídico permite enviar contratos para assinatura digital direto do atendimento, usando o serviço ZapSign. Em vez de sair do sistema, montar o documento à mão e enviar por fora, você conecta a sua conta do ZapSign uma única vez e o Fluxo passa a gerar o contrato já preenchido com os dados da pessoa em atendimento.

Para isso funcionar, duas coisas precisam estar prontas: conectar a sua conta do ZapSign (informando a chave — o aviso de status, o *webhook*, passa a ser configurado automaticamente) e dizer de onde vem cada dado que preenche o modelo. Este artigo mostra o passo a passo de cada parte.

Os modelos de contrato ficam no ZapSign

Os modelos são guardados na sua conta do ZapSign. Você pode criar um modelo novo pelo Fluxo, enviando o contrato em Word (veja "Criar um modelo a partir de um arquivo do Word" abaixo), ou criá-lo direto no ZapSign. Para editar ou apagar um modelo, use o painel do ZapSign. A tela de Contratos sempre mostra o que existe lá agora.

Passo 1 — Conectar a sua conta do ZapSign

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Abra a tela de conexão
Vá em Configurações › Certificados digitais. Você verá um card do ZapSign.
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Clique em Configurar
No card do ZapSign, clique no botão Configurar (se já tiver conectado antes, o botão aparece como Editar).
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Cole a chave do ZapSign
No campo API Key, cole a chave da sua conta do ZapSign. O link Obter chave, logo abaixo do campo, abre a página certa dentro do ZapSign para você copiar essa chave.
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Confira se a chave está certa
Clique em Testar chave. Se aparecer a mensagem de conexão OK, está tudo certo. Se der erro, confira se copiou a chave completa.
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Salve
Clique em Salvar. O card passa a mostrar a etiqueta verde Ativo, indicando que a conexão está funcionando.

A sua chave fica protegida

A chave é guardada de forma criptografada e segura, nunca fica visível no navegador. Ao editar a conexão depois, deixe o campo da chave em branco para manter a chave atual sem precisar digitá-la de novo.

Passo 2 — Aviso de status (webhook automático)

O webhook é o que faz o ZapSign avisar o Fluxo automaticamente toda vez que um contrato muda de situação (por exemplo, quando é assinado). A boa notícia: você não precisa configurar nada. Assim que a chave é conectada no Passo 1, o Fluxo registra esse aviso sozinho, de forma segura, dentro da sua conta do ZapSign.

Já tinha uma configuração antiga de webhook?

Se em algum momento você colou manualmente um endereço de webhook com ?secret= na URL, dentro de Configurações › API e Integrações › Webhooks do ZapSign, pode apagá-lo — o novo aviso é registrado automaticamente e de forma mais segura (o segredo não fica mais na URL).

Criar um modelo a partir de um arquivo do Word

Escreva o contrato no Word normalmente e, em cada lugar que muda de cliente para cliente, coloque um nome entre chaves duplas — por exemplo {{nome_cliente}}, {{cpf_cliente}}, {{valor_contrato}}. Cada um desses nomes vira uma variável do modelo. Use letras sem acento, números e sublinhado, sem espaços.

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Clique em Novo modelo
Na tela Documentos › Contratos, o botão Novo modelo fica no alto, ao lado do título.
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Escolha o arquivo .docx
Clique em Escolher arquivo… e selecione o contrato. Precisa ser .docx (Word) e ter até 10 MB. O nome do arquivo já entra como nome do modelo, e você pode trocá-lo.
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Escolha o que pedir na assinatura (opcional)
Marque Selfie e/ou Foto do documento de identidade se quiser que o cliente envie essas fotos ao assinar.
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Clique em Criar modelo
O modelo é criado na sua conta do ZapSign e a janela Mapear variáveis já abre com os campos encontrados. Siga o Passo 3 para dizer de onde vem cada dado.

O arquivo não fica guardado no Fluxo

O Fluxo só repassa o arquivo para o ZapSign, que guarda o modelo. Só administradores e supervisores do escritório podem criar modelos, e cada modelo criado fica registrado na tela de Auditoria.

"Já existe um modelo chamado…": a sua conta do ZapSign já tem um modelo com esse nome. Escolha outro nome, ou mapeie o modelo que já está na lista.
"arquivo .doc antigo" ou "não é um documento do Word": abra o arquivo no Word e use Salvar como › Documento do Word (.docx). PDF e imagem não viram modelo.
"corrompido ou incompleto": abra o arquivo no Word, salve de novo e envie outra vez.
"A ZapSign demorou demais para responder": espere um minuto e atualize a tela antes de tentar de novo. O modelo pode ter sido criado mesmo assim, e tentar logo em seguida criaria dois.
Modelo criado sem variáveis: confira se os nomes estão entre duas chaves de cada lado, como {{nome}}.

Passo 3 — Dizer de onde vem cada dado (mapear variáveis)

Cada modelo de contrato tem campos que precisam ser preenchidos — por exemplo o nome do cliente, o e-mail, a data. No ZapSign esses campos são chamados de variáveis. O mapeamento é você indicar, para cada variável, de onde o Fluxo deve puxar aquela informação. Feito uma vez, todo contrato daquele modelo já sai preenchido automaticamente.

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Abra a tela Contratos
Nela aparece a lista dos modelos da sua conta do ZapSign. A coluna do meio mostra se cada modelo já está Configurado (verde) ou Não configurado.
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Escolha o modelo
Na linha do modelo desejado, clique em Mapear variáveis.
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Veja a lista de campos
Abre uma janela com todas as variáveis daquele modelo. As que têm um **asterisco (*) são obrigatórias** — convém sempre preenchê-las.
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Indique a origem de cada campo
Ao lado de cada variável há um seletor que começa em — não mapear —. Clique nele e escolha de onde vem aquele dado (as opções estão explicadas abaixo).
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Salve
Clique em Salvar mapeamento. O modelo passa a aparecer como Configurado na lista.

Ao escolher a origem de cada variável, você tem estas opções:

Um campo do contato (nome, telefone, e-mail e outros): o Fluxo preenche sozinho com os dados da pessoa em atendimento, um por contrato.
📝 Valor fixo: um texto que é sempre o mesmo em todos os contratos daquele modelo. Você digita o texto no campo que aparece.
📅 Data de hoje: preenche com a data do dia em que o contrato é enviado. Você escolhe entre o formato Abreviado (01/01/2025) ou Completo (1º de janeiro de 2025).
Campos personalizados: se o seu escritório criou campos extras no cadastro de contatos, eles também aparecem aqui para serem usados.

Não precisa preencher todos

As variáveis que você deixar em — não mapear — simplesmente ficam em branco no contrato. Ainda assim, procure sempre mapear as marcadas com asterisco (*), que são obrigatórias no modelo.

Depois de mapeado, o modelo fica pronto para uso: quando o Robô enviar um contrato, ele usa exatamente esse mapeamento para preencher o documento certo com os dados corretos.

Gerar um documento direto da conversa

Durante o atendimento, você não precisa sair da conversa para mandar um contrato. No painel Detalhes, à direita da conversa, logo abaixo de Atendente e antes de Notas, fica a seção Documentos (clique no título para abrir).

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Abra a seção Documentos e clique em Gerar documento
Abre a mesma janela Criar documento da tela Documentos, já com a pessoa da conversa escolhida como contato e como signatário (nome, e-mail e telefone).
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Escolha o modelo
As variáveis do modelo aparecem já preenchidas com os dados do cadastro da pessoa, conforme o mapeamento feito no Passo 3. O que não estiver mapeado, ou estiver vazio no cadastro, fica em branco para você digitar.
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Confira e gere
Revise os campos e clique em Gerar documento. Ele é enviado para assinatura e aparece em Documentos › Meus Documentos. Se precisar gerar para outra pessoa, use Trocar ao lado do contato.

Quando o botão aparece

O botão só aparece para administradores e supervisores do escritório, com o ZapSign conectado e com ao menos um modelo cadastrado na conta do ZapSign. Se a conexão estiver ativa mas o ZapSign não responder, o botão fica apagado e um aviso logo abaixo indica onde conferir a conexão.

Ver e copiar os documentos do cliente

Na mesma seção Documentos aparecem todos os documentos gerados para aquela pessoa, do mais novo para o mais antigo, com a situação (Aguardando assinatura, Assinado, Recusado ou Cancelado) e a data. Toda a equipe do escritório vê essa lista.

Documento aguardando assinatura: o botão de copiar copia o link de assinatura, o mesmo que o cliente usa para assinar. É só colar na conversa.
Documento assinado: o botão copia o link do documento no ZapSign, onde dá para ver e baixar tanto o original quanto o assinado.
Baixar o original de um documento assinado: ao lado do botão de copiar há o botão de baixar (seta para baixo), que abre o contrato original, sem as assinaturas — o mesmo de Meus Documentos. Ele serve para você baixar o arquivo; para mandar ao cliente, use o link copiado.
Os links copiados aqui não expiram, então podem ser enviados ao cliente com segurança.

Baixar um documento antigo leva alguns segundos

O ZapSign entrega o arquivo do contrato num endereço que só vale por 1 hora. Quando você clica em baixar (aqui ou em Meus Documentos) e esse prazo já passou, o Fluxo pede um endereço novo ao ZapSign na hora: abre uma aba escrito Gerando link atualizado do documento… e, em poucos segundos, o arquivo aparece nela. Não é preciso clicar em Atualizar antes. Por isso também não vale copiar o endereço do arquivo para mandar ao cliente — mande o link copiado pelo botão de copiar.

Problemas comuns

"Não foi possível carregar os modelos" na tela Contratos: a conexão com o ZapSign não está funcionando. Volte a Configurações › Certificados digitais e confira a chave (use o botão Testar chave).
"Nenhum modelo cadastrado": a conexão está certa, mas ainda não há modelos na sua conta do ZapSign. Clique em Novo modelo para criar o primeiro a partir de um arquivo do Word.
Contratos param de ser enviados ou atualizados: verifique se a conexão continua Ativa. O botão de lixeira no card remove a integração — ao remover, os documentos deixam de ser enviados e de receber atualizações.
"Este documento foi excluído na ZapSign" ao baixar: alguém excluiu o documento no painel do ZapSign. Não dá mais para baixá-lo, e ele sai da sua lista.
"A ZapSign demorou demais para responder" ou "pode estar fora do ar" ao baixar: o problema é do lado do ZapSign. Espere alguns minutos e clique em baixar de novo.
"O navegador bloqueou a nova aba": clique em Abrir no próprio aviso, ou libere as janelas (pop-ups) deste site nas configurações do navegador.

Cuidado ao remover a integração

Clicar na lixeira no card do ZapSign desconecta a conta. A partir daí, os contratos deixam de ser enviados e de receber atualizações de status até você configurar tudo de novo.

Agenda e Google Calendar

Base de conhecimento

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