O assistente pessoal é alguém dentro do sistema a quem você pede as coisas em português — e ele faz. Em vez de procurar a tela, aplicar o filtro e clicar, você diz "quantos leads entraram esta semana?" ou "move o atendimento da Maria para Proposta enviada" e ele resolve.

Ele fica no topo do menu, com o nome que o seu escritório escolheu. Clique e o painel abre do lado direito, sem tirar você da tela em que estava.

Escrevendo ou falando

No alto do painel há duas abas: Texto e Voz.

• Texto — você digita e ele responde por escrito, mostrando o que fez.
• Voz — você toca em Iniciar conversa por voz, fala normalmente e ele responde falando. Quando você para de falar, ele já entende que é a vez dele: não precisa segurar botão nenhum.

O que dá para pedir

• Consultar — "quantos contatos temos?", "quais atendimentos estão parados há mais de dois dias?", "que horários tenho livres na quinta?"
• Organizar — "marca o atendimento do João como urgente", "põe a etiqueta Trabalhista nesse contato", "transfere para a fila Comercial"
• Abrir telas — "abre o funil de vendas", "mostra a ficha da Maria Silva", "deixa eu ver os robôs"
• Tirar dúvidas do sistema — "como conecto outro WhatsApp?", "o que é a janela de 24 horas?", "para que serve a frase-gatilho?"
• Agir para fora — "manda um WhatsApp para o Carlos avisando que o contrato foi enviado", "marca uma reunião com a Ana na sexta às 15h"

Ele conhece o sistema, o escritório e a API

Quando você pergunta como fazer alguma coisa, ele lê esta Central de Ajuda antes de responder — não chuta. E, em vez de só descrever o caminho do menu, ele abre a tela onde você faz aquilo.

• Dúvidas do sistema — responde a partir dos artigos daqui, os mesmos que você está lendo agora.
• Assuntos do escritório — consulta a base de conhecimento que a sua equipe escreveu (serviços, prazos, valores, regras internas).
• Integração — para quem é administrador, explica os endereços da API, quais dados enviar e o que fazer em cada erro.

Minimizar sem perder a conversa

O botão – no alto do painel encolhe o assistente para uma bolha no canto da tela. A conversa continua exatamente onde estava: clique na bolha para voltar. É o jeito de acompanhar o que ele abriu sem o painel cobrindo a tela.

Minimizado ele continua trabalhando: no modo voz segue ouvindo e respondendo, e a bolha mostra em que ponto está. Se a resposta chegar com o painel encolhido, aparece um ponto verde na bolha avisando.

O × ao lado encerra a conversa — aí sim ele para o que estava fazendo.

Ele lembra da conversa anterior

Quando você abre o assistente, ele continua de onde vocês pararam: as mensagens anteriores aparecem na tela, com uma marca dizendo “Continuando a conversa de …” e a data. Assim dá para retomar um assunto de ontem sem explicar tudo de novo — ele lê o que já foi dito antes de responder.

Se você quer tratar de outro assunto do zero, clique em começar uma conversa nova, embaixo do campo de digitação. A conversa anterior não é apagada: ela continua na lista.

Para voltar a uma conversa antiga, use o botão de relógio (🕘) no alto do painel — ele lista as suas conversas recentes com a data de cada uma. Basta clicar para abrir.

Ele lê a conversa inteira dos últimos 90 dias antes de responder — não só as últimas mensagens. Então dá para retomar um assunto de semanas atrás e ele sabe do que você está falando. Vale igual para conversa por texto e por voz.

Ele abre a tela já filtrada

Quando o pedido tem um recorte, ele não abre a lista inteira: aplica o filtro para você. Peça "me mostra os atendimentos que ainda não têm dono", "abre os contatos com a etiqueta Trabalhista", "quero ver os leads urgentes no funil" ou "abre o funil com quem entrou este mês" — a tela abre no recorte certo, e você continua ajustando os filtros à mão a partir dali.

Se você pedir um recorte que aquela tela não sabe filtrar, ele avisa em vez de fingir que filtrou.

Números respeitam o seu cargo

Nos relatórios vale a mesma regra da tela: quem é atendente vê os próprios números; supervisores e administradores veem os do escritório inteiro. Perguntar ao assistente não mostra números além dos que o seu cargo já vê.

Antes de mandar mensagem, ele pergunta

Quando o pedido tem consequência que não dá para desfazer — enviar mensagem para um cliente, marcar reunião ou unir dois cadastros — o assistente não faz na hora. Ele mostra um cartão com exatamente o que vai acontecer, e só executa quando você clica em Confirmar.

O que está escrito no cartão é literalmente o que será feito: o destinatário, o texto (ou o nome do template), o horário — e, quando for o caso, em qual agenda a reunião entra e se você vai assumir o atendimento: "Ao confirmar, você assume este atendimento (hoje com Bruno)". Se algo estiver errado, clique em Cancelar e peça de novo do jeito certo.

No clique em Confirmar, ele confere tudo de novo com a situação daquele momento. Se entre o seu pedido e o clique o contato foi bloqueado, um robô passou a conduzir a conversa, o horário foi ocupado ou o atendimento mudou de mãos (outra pessoa assumiu, ou ele saiu de quem o cartão dizia), ele não executa e avisa o que mudou: o cartão fica marcado como não feita, e a resposta diz o motivo. E clicar duas vezes não manda a mensagem duas vezes.

Já o que é fácil de desfazer — etiquetar, mover no funil, anotar, transferir de fila — ele faz direto, e mostra embaixo da resposta o que foi feito. O que ele não fez (porque a tela também não deixaria) não entra nessa lista: a resposta diz o motivo.

Ele não faz mais do que você já pode fazer

O assistente age com as suas permissões, e pela mesma trava da tela. Se a tela não deixa, ele também não faz — e diz por quê, em vez de fingir que fez.

• Atendimentos: encerrar, transferir, mudar a prioridade e mover no funil valem só para os atendimentos em que você pode fazer isso na tela — os seus, e os sem responsável das filas de que você participa. Adiar e retomar, só os que estão com você. Supervisão e administração, em todos.
• Notas internas: só nas conversas que você atende, das suas filas, ou que você acompanha como observador (supervisão e administração, em qualquer conversa). A nota sai com o seu nome.
• Mensagem ao cliente: como na tela, quem responde é quem está com o atendimento. Se ele não está com você — está sem responsável, ou com um colega —, ao confirmar o cartão você assume o atendimento antes de a mensagem sair, pelo mesmo botão da tela: Assumir (sem responsável) ou Transferir para você (de um colega). O cartão avisa, e diz de quem ele sai. Se a tela não deixaria você assumir — atendente não pega o atendimento de um colega nem o de uma fila da qual não participa; supervisão e administração só transferem para si o de uma fila de que participam; super admin em modo suporte não entra na lista do Transferir —, ele não prepara o envio e diz o que fazer. A mensagem sai assinada por você: o balão mostra o seu nome, como quando você digita. Template com a janela de 24 h fechada segue a mesma regra da tela: supervisores, administradores e super admin enviam no atendimento de um colega sem tirá-lo dele (o atendimento continua com quem está); no atendimento sem responsável, você o assume. Contato bloqueado não recebe mensagem. Se um robô está conduzindo a conversa, o assistente não envia nada nela — nem template — e, na tela, a digitação e o template também ficam travados: assuma a conversa antes (isso desliga o robô; supervisores e administradores podem pedir para o assistente desligá-lo). E diga para quem é: se o pedido misturar pessoas diferentes (a conversa de uma, o contato ou o telefone de outra), ele pergunta antes de preparar o cartão.
• Reuniões: na sua agenda, como no Calendário. Na agenda de outra pessoa, valem as regras de Horários disponíveis: o cliente é obrigatório, não pode estar bloqueado e o horário precisa estar livre para ela. Em nenhum dos dois casos ele troca o responsável sozinho: se o horário não estiver livre para quem vai atender, nada é marcado.
• Etiquetas novas, juntar cadastros e o Funil de IA seguem a tela: etiqueta nova é da supervisão e da administração, juntar cadastros é só da administração, e o Funil de IA ninguém altera.
• Telefone protegido: se o seu cargo vê o telefone mascarado (Proteger contatos), ele também não troca o número.

Ninguém ganha acesso novo por falar com ele. E para ler vale o mesmo: se você não vê os registros de auditoria, ele também não vê.

Se você é atendente, ele lê as conversas como a sua Inbox: o que não aparece na sua lista — as mensagens, os arquivos e os resultados da busca de uma conversa de outra fila ou de um colega — ele também não traz. E, se o escritório esconde os telefones do seu cargo (Proteger contatos), ele mostra o número mascarado, como a tela.

Fica tudo registrado

Toda ação que o assistente executa entra na Auditoria do escritório com o seu nome — não com o nome dele. Quem consultar depois vê quem pediu, o que foi feito e quando. E fica também no próprio atendimento: quem encerrou, quem assumiu, quem escreveu a nota, quem enviou a mensagem e quem marcou a reunião aparecem com o seu nome, como quando você faz pela tela (na lista de reuniões, a origem é Equipe).

Como ligar e configurar (administrador)

Em Configurações › Inteligência Artificial, depois de conectar a chave da OpenAI, aparece o bloco Assistente pessoal. Ali o administrador do escritório define:

1. 1
   Ligar o assistente

   A chave usada é a mesma da OpenAI já conectada — é ela que faz o assistente entender, agir e falar.
2. 2
   Nome e gênero

   Como ele se chama e se apresenta. O gênero muda a concordância do que ele fala sobre si mesmo.
3. 3
   Voz

   Escolha entre as vozes incluídas na OpenAI ou, se o escritório tiver ElevenLabs conectado, uma voz premium — inclusive uma voz clonada. O botão ao lado toca uma prévia.
4. 4
   Quem pode usar

   Administradores sempre podem. Marque se supervisores e atendentes também terão acesso.
5. 5
   Como ele deve se comportar

   Campo livre e opcional, para dar personalidade: por exemplo, "seja objetiva e trate a equipe por você".

Quando ele diz que não consegue

• "Não está liberado para o seu cargo" — peça ao administrador do escritório para liberar em Configurações › Inteligência Artificial.
• "Precisa da chave da OpenAI" — a chave de IA não está conectada ou foi recusada. Um administrador resolve na mesma tela.
• Sobre a janela de 24 horas — para enviar mensagem livre, o cliente precisa ter escrito nas últimas 24 horas. Fora disso o assistente avisa e você pode pedir o envio de um template aprovado.
• "Este atendimento está com outra pessoa" — você é atendente e pediu para encerrar, transferir, priorizar, mover ou responder num atendimento que não é seu. Peça a quem está com ele, ou a um supervisor, para transferir o atendimento para você.
• "Não anotei: esta conversa não está com você, nem na sua fila" — a nota interna vale onde a tela deixa você anotar: nas conversas que você atende, nas da sua fila e nas que você acompanha como observador. Peça a quem está com ela ou a um supervisor, ou peça para ser incluído como observador.
• "Para responder, o atendimento teria de passar para você" — você é da supervisão ou da administração e o atendimento é de um colega, mas a tela não o transfere para você: ou você não participa da fila dele, ou está no escritório em modo suporte (super admin). Na Inbox, tire o responsável (Transferir › Sem atendente) e clique em Assumir — ou entre na fila em Configurações › Filas — e peça de novo.
• "O atendimento mudou de mãos" — entre o seu pedido e o clique em Confirmar, o atendimento passou para outra pessoa (ou voltou para a fila), e o cartão já não dizia a verdade. Nada saiu para o cliente: peça de novo e ele confere com quem o atendimento está agora.
• "Os dados apontam para pessoas diferentes — para quem é?" — o pedido misturou uma conversa, um contato ou um telefone que não são da mesma pessoa. Diga o nome ou o número de quem deve receber e ele prepara o cartão de novo.
• "Está numa fila da qual você não participa" — o atendimento está sem responsável, mas numa fila que não é a sua. Fale com um supervisor ou com o administrador para entrar na fila ou para o atendimento ser transferido.
• "Só quem está com o atendimento pode adiar" — adiar e retomar valem para o atendimento que já é seu. Se ele está sem responsável na sua fila, peça primeiro para o assistente passá-lo para você.
• "O contato está bloqueado" — contato bloqueado não recebe mensagem, nem pela tela. Se foi engano, desbloqueie na ficha do contato (ou peça ao assistente para desbloquear) e peça o envio de novo.
• "O robô está conduzindo esta conversa" — enquanto o robô conduz a conversa, o assistente não envia nada nela, nem template; na tela, a digitação, o template e o botão de ligação ficam travados pelo mesmo motivo. Assuma a conversa na Inbox (isso desliga o robô; se ela está com outra pessoa, peça para transferirem para você) e peça de novo; supervisores e administradores podem pedir para o assistente desligar o robô daquela conversa.
• "A etiqueta ainda não existe" — criar etiqueta nova é da supervisão e da administração. Escolha uma das que já existem (ele lista) ou peça a um supervisor para criá-la em Configurações › Etiquetas.
• "O Funil de IA é usado pelo robô" — ele não renomeia, não reordena nem cria etapas no Funil de IA, porque o robô move os contatos pelo nome das etapas. Para outra organização, crie um quadro seu.
• "O telefone fica protegido para o seu cargo" — com o Proteger contatos ligado, o telefone não é trocado pelo assistente, como o campo travado da ficha. Peça a um administrador.
• "Com quem é a reunião?" — para marcar na agenda de outra pessoa, ele precisa do cliente; e o horário tem de estar livre na agenda dela.
• "Esta ação já está sendo executada" — você clicou em Confirmar duas vezes, ou em duas abas. A ação roda uma vez só.
• "Já começou a ser executada e eu não consegui confirmar o resultado" — a confirmação começou, mas a resposta não chegou até o fim. Confira na conversa (ou na agenda) se a ação aconteceu antes de pedir de novo — assim nada sai duas vezes.
• "A gravação demorou demais" — o banco interrompeu a ação antes de terminar, então ela não foi concluída. Peça para ele tentar de novo; se continuar, avise o suporte com o código que ele informar.