O robô é um atendente virtual que trabalha pelo WhatsApp junto com a sua equipe. Ele foi feito para receber os contatos novos que chegam pela sua campanha, dar as boas-vindas, fazer as perguntas certas para entender o caso e ir organizando tudo para você, sem que ninguém precise estar online no momento em que o lead escreve.

Pense nele como uma recepcionista incansável: atende na hora, conversa de forma natural, preenche o cadastro do contato, arruma o card no seu funil e, quando termina, encaminha o lead para o próximo passo (enviar um contrato, marcar uma reunião ou passar para um advogado). Este artigo mostra, em ordem, tudo o que ele faz do primeiro 'oi' até a entrega final.

Quando o robô entra na conversa

O robô não fala com todo mundo o tempo todo. Ele só entra quando o contato envia uma frase-gatilho — aquela mensagem inicial que costuma chegar de um anúncio ou campanha (por exemplo, algo como "Olá, preciso de um advogado especialista em..."). Quando a mensagem do contato contém essa frase, o robô assume a conversa e começa o atendimento.

No mesmo instante em que ele assume, o lead já pode receber automaticamente as tags (etiquetas) que você configurou, para você identificar de onde ele veio e do que se trata.

O passo a passo do atendimento

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   Dá as boas-vindas

   O robô cumprimenta o lead e se apresenta com o nome e o jeito de falar que você escolheu (mais formal, mais próximo, mais acolhedor, e assim por diante).
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   Faz as perguntas de qualificação

   Ele conduz a conversa fazendo, uma a uma, as perguntas necessárias para entender o caso e saber se aquele lead é o tipo de cliente que o escritório atende.
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   Preenche o cadastro sozinho

   Conforme o lead responde, o robô vai anotando as informações no cadastro do contato — nome, dados do caso e o que mais for coletado — sem você precisar digitar nada.
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   Move o card no funil

   À medida que a conversa avança, ele mesmo arrasta o card do lead pelas etapas do seu funil, para você acompanhar o progresso de longe.
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   Fecha com a ação final

   Quando termina a qualificação, ele executa a ação que você definiu: enviar um contrato, marcar um horário na agenda ou transferir o atendimento para a equipe.

Como ele conversa como uma pessoa de verdade

Alguns cuidados fazem o robô parecer natural e evitam respostas atrapalhadas:

• Espera alguns segundos antes de responder. Como muita gente manda várias mensagens seguidas (uma palavra por vez), ele aguarda um instante para juntar tudo e responder de uma vez só, em vez de disparar uma resposta para cada frase solta.
• Responde no idioma do lead. Se o contato escrever em outra língua, o robô acompanha e responde no mesmo idioma.
• Pode responder em áudio. Se você deixar essa opção ligada e o lead mandar um áudio, o robô responde também em áudio, com a voz que você escolher (dá para ouvir uma prévia de cada voz antes de decidir).
• Tem uma personalidade fixa. O nome, o gênero e o tom de voz que você define valem para toda a conversa, para manter a identidade do seu escritório.

Como ele organiza o funil

O robô vai promovendo o card do lead conforme a conversa evolui, seguindo estas etapas:

• Novo Lead — acabou de chegar e o robô assumiu a conversa.
• Em Qualificação — o robô está fazendo as perguntas e coletando as informações.
• Qualificado — o lead respondeu ao que era preciso e está pronto para o próximo passo.
• Contrato Enviado / Agendado — a etapa final, quando o robô concluiu a ação (contrato, agendamento ou transferência).

O que ele faz no final: a ação do robô

Ao terminar a qualificação, o robô entrega o lead da forma que você escolheu. São três opções:

• Contrato — envia ao lead o modelo de contrato que você preparou, já preenchido com os dados coletados.
• Agendamento — marca um horário para o lead direto na sua agenda.
• Transferência — passa a conversa para uma fila da equipe, para um advogado dar continuidade.

Quando o lead some: os follow-ups

É comum o lead começar a conversa e desaparecer no meio. Para não perder a oportunidade, o robô pode fazer follow-ups: mensagens de retomada, enviadas automaticamente depois de um tempo sem resposta, para cutucar o contato e trazê-lo de volta. Você define quanto tempo ele espera e o que ele manda em cada tentativa, em cada etapa do funil.

Quando alguém da equipe assume

O robô sabe a hora de sair de cena. No momento em que um advogado ou atendente da sua equipe entra na conversa e assume o atendimento, o robô para de responder e deixa a pessoa conduzir dali em diante. Assim nunca acontece de o robô e um humano responderem ao mesmo tempo, atropelando um ao outro.

O robô está ligado e não responde ninguém

Se a faixa amarela na conversa diz que o robô está respondendo e ele fica mudo, quase sempre o problema não é o robô: é a Inteligência Artificial do workspace estar desligada. O robô continua ligado e recebendo as mensagens, mas não tem com o que pensar — então não responde a ninguém.

O caso mais comum é o fim do período de teste: ao terminar, a IA é desligada e os robôs ficam ligados de propósito (é o que mantém as etiquetas automáticas e as etapas do funil funcionando). Renovar o plano não religa a IA sozinha — é preciso ativá-la à mão.

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   Confira o aviso

   Quando isso acontece, quem administra o workspace recebe o aviso Robô ligado, mas sem Inteligência Artificial no sininho e por e-mail.
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   Abra Ajustes › Inteligência Artificial

   É a tela onde a IA do workspace é configurada. Só quem administra o workspace tem acesso a ela.
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   Ative uma IA

   Com uma IA ativa, o robô volta a responder na mensagem seguinte. Não é preciso desligar e religar o robô.

Onde encontrar seus robôs

No menu Robôs existem duas listas. Em Robôs globais ficam os robôs prontos, que atendem temas comuns a vários escritórios — você não precisa criá-los, só ativar os que fizerem sentido. Em Robôs personalizados ficam os feitos sob medida para o seu escritório.

As duas listas mostram a Área e a Tese de cada robô, para você reconhecer do que ele trata sem precisar abrir. Clique no nome para configurar, ou use a chave à direita para ligar e desligar.

Acima da lista há filtros de Tipo, Área e situação, além da busca. O Tipo é a classificação mais ampla do robô (por exemplo, Jurídico) e define o vocabulário que ele usa ao falar com o cliente. Ao escolher um tipo, a lista de áreas passa a mostrar só as daquele tipo.