Buscar e filtrar no funil

Acima das colunas há uma busca e um botão de filtros. A busca acha pelo nome do contato, pelo telefone ou pela etiqueta, e procura no quadro inteiro — não só nos cartões que já apareceram na tela. Nos filtros dá para recortar por:

• Etiquetas — os cards marcados. Escolhendo mais de uma, aparecem os que têm qualquer uma delas.
• Primeiro contato — quando o lead chegou (de/até). Útil para "quem entrou este mês".
• Último contato — quando foi a última mensagem. Útil para achar quem parou de responder.
• Fila, canal e prioridade — o mesmo recorte que você já usa na caixa de entrada.
• Situação — abertos, encerrados ou adiados.
• Robô — o botão Com robô ativo deixa só os cards que um robô está conduzindo agora. Bom para ver, coluna a coluna, até onde ele leva os leads sozinho.

O botão Filtros mostra num selo quantos recortes estão ligados, e no fim do painel o botão Limpar apaga esses recortes de uma vez.

Salvar um filtro do funil

Quando você monta um recorte que usa toda semana — "urgentes sem atendente", "leads de anúncio parados há 7 dias" —, não precisa remontá-lo do zero. Ao lado do botão Filtros ficam Salvar filtro e Filtros salvos.

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   Monte o recorte

   Use a busca e os filtros até o quadro mostrar o que você quer acompanhar. O botão Salvar filtro acende assim que qualquer coisa sai do padrão — inclusive só a busca ou só a situação.
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   Clique em Salvar filtro

   Dê um nome que a equipe entenda ("Urgentes sem atendente") e, se for um recorte do dia a dia, marque Marcar como favorito.
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   Aplique quando quiser

   Clique em Filtros salvos e escolha pelo nome. O quadro se reorganiza com todos os filtros daquele recorte de uma vez.

• Os favoritos sobem para o topo da lista, com a estrela amarela. A estrela ao lado de cada nome liga e desliga o favorito.
• O filtro salvo guarda a busca também — diferente da caixa de entrada, que não reabre com o que você digitou.
• Ele não troca o funil. O recorte é aplicado no quadro que estiver aberto, então o mesmo filtro serve para vários funis.
• Para apagar, use a lixeira ao lado do nome, dentro de Filtros salvos.

O funil (que no sistema aparece com o nome Kanban) é um quadro visual onde cada oportunidade vira um cartão — uma oportunidade é um negócio de um contato: uma aposentadoria, uma revisão, um contrato. Ele serve para você enxergar, de bater o olho, em que ponto cada negócio está: quem acabou de chegar, quem está em negociação, quem fechou contrato e quem foi perdido.

O quadro é dividido em colunas, e cada coluna é uma etapa do seu processo. Você vai empurrando os cartões de uma etapa para a outra conforme o atendimento avança. É a forma mais simples de organizar seus leads e não deixar ninguém para trás.

O cartão é uma oportunidade

O cartão não é a conversa: é um negócio daquele contato. Quando uma conversa entra no funil, ela aparece como a oportunidade daquele contato — e um mesmo contato pode ter várias oportunidades, cada uma no seu funil.

• Quem já estava no funil continua no mesmo lugar. Cada conversa que estava no Kanban virou uma oportunidade, na mesma coluna em que estava.
• Arrastar, Mover para outro board e Remover do Kanban continuam iguais. Remover não apaga a oportunidade: ela só sai do funil e fica Não classificada — inclusive se estava Ganha, Perdida ou Desqualificada (nesses casos o sistema pergunta antes).
• Tirar um cartão Ganho ou Perdido dessa situação (arrastando para uma etapa comum, por exemplo) pede confirmação antes — veja o artigo Oportunidades.
• Nos filtros, Atendente e Sem atendente olham para o dono da oportunidade.
• O botão Nova oportunidade, no topo, abre um negócio novo para um contato — inclusive para quem já tem cartão no funil. E o Editar de cada cartão muda título, valor e dono. Veja o artigo Oportunidades para os detalhes.
• Clique no cartão para abrir a tela da oportunidade: etapas, detalhes, conversa, arquivos, agenda e a linha do tempo com comentários da equipe. Arrastar continua movendo de etapa.

Como abrir o funil

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   Entre no Kanban

   No menu lateral, clique em Kanban. O quadro abre já mostrando as colunas com os cartões dentro de cada etapa.
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   Escolha o funil que quer ver

   No canto superior direito há um seletor chamado Board. Se você tiver mais de um funil (por exemplo, um para o Comercial e outro para o Jurídico), clique ali e escolha qual deseja acompanhar.

Cada cartão mostra o nome (ou o telefone) do contato, as etiquetas dele, a prioridade do atendimento, a data da última mensagem e o dono da oportunidade. Se ela tiver título ou valor, eles aparecem logo abaixo do nome do contato; sem os dois, o cartão fica mais enxuto. Assim você reconhece cada negócio sem precisar abrir a conversa.

Na última linha do cartão aparece Dono: nome da pessoa. Nos cartões que já estavam no funil, o dono é quem atendia aquele lead. Quando ninguém é responsável, ele diz Sem dono — é o jeito mais rápido de bater o olho no quadro e achar o negócio que ninguém está tocando. Se o dono saiu do escritório, o cartão diz Dono removido, para você saber que aquela oportunidade precisa de um novo responsável (troque no Editar do cartão).

Mover um lead de etapa

Mudar um lead de fase é só arrastar. É a ação que você mais vai usar no dia a dia.

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   Segure o cartão

   Clique e segure o cartão do lead que você quer mover.
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   Arraste até a coluna certa

   Sem soltar, leve o cartão até a coluna da etapa desejada. A coluna fica destacada para mostrar onde ele vai cair.
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   Solte

   Solte o cartão dentro da coluna. Pronto: o lead passou para a nova etapa e a mudança já fica salva.

Funil grande: cada coluna carrega aos poucos

Cada coluna abre com os 50 cartões que tiveram mensagem mais recente. Se a etapa tem mais do que isso, no fim da coluna aparece o botão Carregar mais, que mostra quantos estão na tela e quantos existem — por exemplo, mostrando 50 de 1.234. Cada clique traz mais 50. Como o número no topo da coluna é sempre o total real da etapa, nada fica escondido sem você saber.

Para manter um funil grande fácil de acompanhar:

• Tire do quadro o que já terminou. Contrato assinado, perdido, desqualificado: arraste o cartão para a faixa Arraste aqui para remover do funil. A conversa continua existindo, só o cartão sai — e abre lugar para quem ainda está em andamento. Fora do funil, a oportunidade fica Não classificada: deixa de contar como ganha, perdida ou desqualificada (o histórico de etapas guarda o desfecho), e por isso o sistema pergunta antes.
• Separe em mais de um funil. Um quadro por time ou por fase do processo (Comercial, Andamento) deixa cada um mais enxuto. Para passar um lead de um para o outro, use Mover para outro board, no rodapé do cartão.

Mudar um lead para outro funil

Às vezes um lead precisa ir para um funil diferente (por exemplo, sair do funil de vendas e entrar no funil de andamento do processo). Isso se faz cartão por cartão.

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   Clique em "Mover para outro board"

   No rodapé do cartão do lead, clique no botão Mover para outro board.
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   Escolha o funil de destino

   Na janela que abrir, selecione em Board destino para qual funil o lead deve ir.
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   Escolha a etapa de destino

   Em seguida, escolha em Etapa destino em qual coluna ele deve entrar no novo funil.
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   Confirme

   Clique em Mover. O lead sai deste funil e passa a aparecer no funil que você escolheu.

Tirar um lead do funil

Se um lead não deve mais ser acompanhado no quadro, você pode retirá-lo. Ele não é apagado: a conversa continua na sua lista de atendimentos normalmente, apenas deixa de aparecer no funil.

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   Comece a arrastar o cartão

   Clique e segure o cartão do lead que quer retirar.
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   Leve até a faixa "Remover do funil"

   Logo abaixo das colunas aparece uma faixa tracejada escrito Arraste aqui para remover do funil. Leve o cartão até ela.
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   Solte

   Solte o cartão na faixa. Uma mensagem confirma Removido do Kanban e o cartão some do quadro. Se a oportunidade estava Ganha, Perdida ou Desqualificada, o sistema pergunta antes, porque ela vai ficar Não classificada — clique em Remover do Kanban para confirmar.

Criar e organizar seus funis

Você pode ter vários funis, cada um com suas próprias etapas, para separar times, setores ou tipos de processo. Essa parte fica em Configurações › Kanbans (também dá para chegar lá pelo botão Gerenciar boards, no topo da tela do Kanban). Esse recurso é liberado para administradores e supervisores.

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   Abra a tela de funis

   Vá em Configurações › Kanbans e clique em Novo board.
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   Dê um nome, uma cor e (se quiser) uma descrição

   Preencha o Nome (ex.: Comercial), escolha uma Cor para identificar o funil e, opcionalmente, uma Descrição.
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   Monte as etapas

   Em Etapas do Kanban, defina as colunas do seu funil. Já vêm três etapas de exemplo (Novo, Em andamento, Concluído). Para cada etapa você escolhe uma cor e escreve o nome — e, se quiser, uma descrição logo abaixo do nome, explicando para que serve a etapa (até 300 caracteres). A descrição aparece no (?) ao lado do nome da coluna, no Kanban. Use Adicionar etapa para incluir mais.
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   Coloque as etapas na ordem certa

   Arraste as etapas pela alça à esquerda de cada uma para reordená-las, da primeira à última fase do atendimento.
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   Salve

   Clique em Salvar. O novo funil já fica disponível no seletor Board dentro do Kanban.

• Para editar um funil já criado, clique no nome dele (ou no ícone de lápis) na lista de funis.
• Para tirar a descrição de uma etapa, apague o texto do campo de descrição e clique em Salvar: o (?) some daquela coluna.
• Para remover uma etapa, use o ícone de lixeira ao lado dela. A etapa de entrada não pode ser removida: primeiro marque a estrela em outra. Se um disparo que ainda vai enviar filtra por essa etapa (Etapa do Kanban), remover a etapa — ou excluir o funil dela — faz o disparo não sair: ele é pausado automaticamente, com o motivo, e é preciso criar outro (veja o artigo Disparos). Renomear a etapa não atrapalha.
• Um funil precisa ter pelo menos uma etapa e uma etapa marcada como entrada para poder ser salvo.

A ordem dos funis na lista

Na lista de Configurações › Kanbans, cada funil tem uma alça à esquerda. Arraste para colocá-los na ordem que você quiser: é essa a ordem do seletor Board dentro do Kanban, e o primeiro da lista é o que abre quando você entra na tela do funil. A ordem é salva na hora.